Mit Ordnerrücken zum Ausdrucken sind wichtige Papiere immer griffbereit

Obwohl inzwischen viel digital funktioniert, gehört Papier nach wie vor zu unserem Leben. So sehr du dich vielleicht bemühst, in möglichst vielen Bereichen auf Papier zu verzichten: Versicherungs-Policen, Kaufverträge, Abrechnungen oder andere wichtige Belege brauchst du weiterhin ganz klassisch auf Papier. Das eine oder andere bewahrst du vielleicht in einer Dokumentenmappe auf, beispielsweise deinen Mietvertrag und Zeugnisse. Wie aber sieht es mit den jährlichen Betriebskostenabrechnungen, Schreiben deiner Versicherer oder anderen wichtigen Unterlagen aus? Die stapeln sich wahrscheinlich irgendwo in einer Schublade – oder verteilst du solche Briefe sogar auf verschiedene Ablageorte? Solange du nichts davon brauchst – ok. Wird so ein Schriftstück aber mal wichtig, geht die Sucherei los. Motiviert wie beim Aufräumen, mit einem durchdachten System beim Sortieren sowie Ordnern mit selbst gestalteten Rücken zum Ausdrucken bringst du Ordnung in dieses Chaos.

Ganz gleich, wie lange deine wichtigen Unterlagen und Korrespondenzen bereits unsortiert in deiner Wohnung umherliegen: Die Mühe lohnt sich – erst recht, wenn du dir in Zukunft angewöhnst, alles Wichtige immer gleich abzuheften. Und so gehst du Schritt für Schritt vor:

• Trage alle Unterlagen zusammen
  Überlege dir zunächst, was du an wichtigen Unterlagen besitzt. Dazu gehören insbesondere Papiere rund um die Wohnung und ums Auto, dazu Versicherungen und Rechnungen. Vielleicht sind auch Bewerbungsschreiben, Zertifikate über berufliche Qualifikationen, Gerichtssachen oder andere Schriftstücke für dich wichtige Dokumente, auf die du später schnell zugreifen möchtest. Suche an allen möglichen Aufbewahrungsorten in deiner Wohnung nach relevanten Papieren und trage sie zunächst völlig unsortiert zu einem Stapel zusammen. Ganz nebenbei verschaffst du dir einen ersten Überblick, welche Ordnerrücken du zum Ausdrucken brauchst.
• Sortiere deine Papiere
  Jetzt geht es ins Detail. Zum Sortieren benötigst du ausreichend Platz, zum Beispiel auf einem großen Tisch oder auf dem Fußboden. Jetzt nimmst du nach und nach jedes Schriftstück vom Stapel und ordnest es Themenbereichen zu. Gut behältst du dabei den Überblick, wenn du dazu jeweils einen kleinen Zettel – am besten eine Haftnotiz – legst, auf dem du notierst, was an welcher Stelle liegt. Diese Notizen nutzt du später als Grundlage für die Beschriftung deiner Ordnerrücken.
• Schriftstücke abheften
  Sieh nun nochmal die grob geordneten Papiere durch. Bei den Versicherungen zum Beispiel sortierst du jetzt weiter – was gehört beispielsweise zur Hausratversicherung, was zum Auto und was zu deinen anderen Versicherungen? Bei den Mietunterlagen empfiehlt es sich, diese nach Jahr und/oder Datum weiter zu ordnen. Bist du mit allen Papieren durch, geht es ans Abheften. Je nachdem, wie viele wichtige Papiere du besitzt, brauchst du einen oder mehrere Ordner. Hast du zum Notieren der Themenbereiche Haftnotizen verwendet, klebst du diese jetzt zunächst vorn auf den Ordner. Das erleichtert dir später die Zuordnung, wenn du deine Ordnerrücken zum Ausdrucken fertig gestaltet hast. Vor allem, wenn du dickere Ordner verwendest, empfehlen sich zwischen den Unterlagen Trennblätter. Dann findest du später im Versicherungsordner ohne großes Durchblättern beispielsweise sofort deine Autoversicherung.

Zum Schluss kannst du entweder deine kreative Ader ausleben, Vorlagen aus dem Internet verwenden oder die Ordnerrücken von Hand beschriften. Zum Ausdrucken eignen sich sowohl normales Druckerpapier wie auch im Handel angebotene Blanko-Spezialetiketten.

Besorgst du dir für deine Unterlagen neue Ordner, sind die Rücken für die Beschriftung bereits vorbereitet. Doch vielleicht verwendest du auch gebrauchte Ordner oder solche mit besonderem Design. Oder gefällt dir der Vordruck auf den neuen Ordnern nicht? Dann suche dir Vorlagen für Ordnerrücken zum Ausdrucken oder gestalte die Rücken einfach selbst. So gehst du dabei vor:

• Vorbereitung
  Es gibt sehr unterschiedliche Ordner. Ermittle deshalb zuerst die Maße, damit deine Kreation später genau auf den Ordnerrücken passt. Für Standardgrößen bekommst du im Handel selbstklebende Etiketten. Ebenso eignet sich für die Ordnerrücken zum Ausdrucken auch ganz normales Druckerpapier, das du mit Papierschneider, Cutter oder Schere anschließend ausschneidest und mit normalem Bürokleber aufklebst. Mit einem breiten, durchsichtigen Klebeband schützt du Aufdruck und Papier vor Verschmutzungen.
• Ordnerrücken zum Ausdrucken selbst gestalten
  Entscheide dich, wie du deine Ordner benennen möchtest. Infrage kommen zum Beispiel Versicherungen, Rechnungen, Zeugnisse/Bewerbungen, Wohnung und Verträge. Mit einem guten Schriftbild beschriftest du die Ordnerrücken mit der Hand. Besser sieht es aber meistens aus, wenn du Ordnerrücken ausdruckst.

Besonders einfach bekommst du das mit der Tabellenfunktion von Microsoft Office hin. Öffne dazu Word, gehe im Menüband auf das Register „Einfügen“ und wähle „Tabelle“ aus. Über die Funktion Layout gibst du als nächstes die Maße für deine Ordnerrücken zum Ausdrucken ein und legst weitere Optionen fest. Danach wieder zurück auf Start und die Beschriftungstexte eingeben, formatieren und zum Schluss ausdrucken.

Für gekaufte Etiketten findest du in Word nach Hersteller und Etikettennummer sortierte Vorlagen – die entsprechenden Angaben stehen auf der Verpackung oder direkt auf dem Etikett. Im Register „Sendungen“ findest du als Option „Etiketten“. Wähle in den Optionen den Etikettenhersteller und die Etikettennummer aus. Und schon kannst du mit dem Text loslegen.

Du findest die passende Vorlage nicht? Kein Problem: Definiere die Größe doch einfach selbst! Miss das Etikett für den Ordnerrücken zum Ausdrucken genau nach, wähle in den Optionen die Schaltfläche „Neues Etikett“ und gib in der Maske die Maße ein. Benenne die Vorlage, klicke auf OK und gehe auf „Neues Dokument“. Fertig ist die individuelle Vorlage.

Tipp: Über Word kannst du nicht nur Schriftart und -größe auswählen, sondern außerdem den Hintergrund individuell gestalten oder Bilder einfügen. Probiere einfach aus, was dir am besten gefällt!